Учет денежных средств первичные документы — расходный и приходный кассовый ордер выписывает бухгалтер, но не в коем случае не кассир. Приходный и расходный ордера регистрируются в журнале регистрации кассовых документов .
Поступление наличных средств в кассу предприятия фиксируется приходным ордером, в котором расписываются главный бухгалтер и кассир, принявший деньги . На квитанции к приходнику помимо подписей главбуха и кассира ставится печать.
Расход денег из кассы отражается в расходном кассовом ордере, который подписывается руководством организации, главбухом и кассиром. В расходном ордере получатель наличных своей рукой пишет прописью сумму полученных денег, ставит дату и подпись в получении .
Выдача из кассы , премий и т.д. оформляется платежной ведомостью, в которой указанные в ней лица ставят свои подписи в получении наличных. Платежная ведомость подписывается руководством, гл. бухгалтером и кассиром . В платежной ведомости указывается дата составления, номер ведомости, срок для выплаты денег из кассы, номер и дата расходного ордера, к которому будет приложена ведомость.
Учет денежных средств первичные документы по операциям в кассе, при завершении рабочего дня, фиксируются в кассовой книге. Кассир подсчитывает обороты за день и выводит остаток наличных в кассе. Отражение операций в кассовой книге производится в 2 экземплярах . Один остается в кассовой книге, а второй — отчет кассира, с приложенными к нему кассовыми документами, сдается в бухгалтерию для проверки.
Подчистки в кассовых документах, журнале регистрации кассовых документов и кассовой книге запрещены.
Ответственным за учет наличных денежных средств в кассе является кассир, с которым при или возложении обязанностей по ведению кассы предприятия подписывается договор о полной единоличной финансовой ответственности .
Кассир при завершении рабочего дня обязан сверить остаток наличных средств в кассе с остатком по кассовой книге , который не должен быть больше установленного лимита.
В бухгалтерском учете информация об увеличении или уменьшении размера наличных в кассе предприятия отражается на счете 50.
По дебету этого счета учитывается поступление наличных в кассу, а по кредиту их расходование .
Для приема денег от населения или других и ИП должна использоваться ККМ (контрольно-кассовая машина). За игнорирование данного требования предусмотрены штрафные санкции.
В целях контроля за движением наличности установлен максимальный размер для расчетов наличными, который равен 100 тысяч рублей в рамках одного договора .
Синтетический учет наличия денег ведется в главной книге. Аналитический учет отражает сведения по каждому кассиру в отдельности. В конце месяца подсчитывается остаток — сальдо .
Ведение учета операций по кассе, работу с наличностью и контроль за приходом и расходом денег в кассе доверяйте проверенным специалистам .
Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:
Утвердить согласованные с Минфином России и Минэкономики России унифицированные формы первичной учетной документации и ввести их в действие с 1 января 1999 года:
по учету кассовых операций
Приходный кассовый ордер КО-1
Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денежных средств в кассу воинской части как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.
Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником финансового органа, подписывается начальником финансового органа (должностным лицом, на это уполномоченным).
2. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается начальником финансового органа (должностным лицом, на это уполномоченным) и бухгалтером по кассовым операциям (кассиром), заверяется печатью (штампом) бухгалтера по кассовым операциям (кассира), регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма по ОКУД 0310003) и выдается на руки сдавшему наличные денежные средства, а приходный кассовый ордер остается в кассе воинской части.
3. В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:
в строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции;
в строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)".
4. В приходном кассовом ордере в строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные учетные документы с указанием их номеров и дат составления. В графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются наличные денежные средства.
Расходный кассовый ордер КО-2
(введен Изменением N 4/99 ОКУД, утв. Госстандартом РФ)
Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы воинской части как в условиях ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником финансового органа, подписывается командиром воинской части и начальником финансового органа или должностными лицами, на это уполномоченными, и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма по ОКУД 0310003).
2. В расходном кассовом ордере в строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а в строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные учетные документы с указанием их номеров и дат составления.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
(введен Изменением N 4/99 ОКУД, утв. Госстандартом РФ)
Журнал применяется для регистрации финансовым органом воинской части приходных и расходных кассовых ордеров (формы по ОКУД 0310001, 0310002) или заменяющих их документов (расчетно-платежных (платежных) ведомостей, заявлений на выдачу аванса и др.) до передачи в кассу воинской части.
Расходные кассовые ордера, оформленные на расчетно-платежных (платежных) ведомостях, на выплату денежного довольствия (заработной платы) и иных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, регистрируются после их выдачи.
2. Приходные и расходные кассовые ордера, оформленные на прием и выдачу денежных документов, регистрируются в журнале отдельно от операций по денежным средствам.
Кассовая книга КО-4
(введен Изменением N 4/99 ОКУД, утв. Госстандартом РФ)
Применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано __________ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".
Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. http://mvf.klerk.ru/blank/ko04.htm
Книга учета принятых и выданных КО-5
кассиром денежных средств
(введен Изменением N 4/99 ОКУД, утв. Госстандартом РФ) Консультант.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме N КО-5 применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. Код формы по ОКУД 0310005. http://blanker.ru/doc/88
Для приема, хранения и расходования наличных денег организация имеет кассу. Порядок ведения кассовых операций утвержден советом директоров ЦБ РФ 04.10.93 № 40. Порядок обращения наличных денежных средств, их сдачи в банк, хранения определяется Банком России. Организация наличного денежного обращения на территории России регламентируется также
Банком России, который утвердил "Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации". В соответствии с указанным Положением размер сумм наличных денег в кассе организации ограничен лимитом, ежегодно устанавливаемым обслуживающим банком по согласованию с организацией. Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в кредитном учреждении.
Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представляет в учреждение банка, осуществляющее ее расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу".
По организации, в состав которой входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом структурных подразделений.
Лимит кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя организации. При наличии у организации нескольких счетов в различных учреждениях банков она по своему усмотрению обращается в одно из них с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. О сумме предоставленного лимита организация уведомляет другие банки, где открыты ей соответствующие счета. Для организации, не представившей расчет на установление лимита кассы ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная в банк денежная наличность - сверхлимитной.
Лимит остатка кассы определяется исходя из объема наличного денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения перевозок ценностей. Причем при сдаче выручки ежедневно лимит остатка равен сумме, необходимой организации для обеспечения нормальной работы с утра следующего дня: при сдаче выручки на следующий день - в пределах среднедневной выручки наличными деньгами; не ежедневно - в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки; для организаций, не имеющих денежной выручки, - в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расхода на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).
Установленные банком указанные лимиты письменно сообщаются организациям, возможно, как второй экземпляр справки № 0408020. Обычно лимит кассы устанавливается на год, но по просьбе организации может пересматриваться в течение года (изменение объемов кассовых оборотов и др.), а также по условиям договора банковского счета.
Решения о расходовании организациями денежной выручки из кассы принимаются учреждениями банков ежегодно на основании письменного заявления организации и справки по форме № 0408020 с учетом соблюдения ими порядка работы с денежной наличностью, состояния расчетов с бюджетом всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками сырья, материалов, услуг, а также с банком по ссудам.
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с Банком России и Минфином РФ.
Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами. При этом выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром. Отметим, что при получении денег по чеку с расчетного счета выписывается приходный кассовый ордер, который регистрируется в журнале регистрации, и на оборотной стороне корешка чека записываются номер и дата приходного кассового ордера.
Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которых ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера.
Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна. Выписываются приходные и расходные кассовые ордера бухгалтером общего или финансового отдела или главным бухгалтером.
Деньги отдельному лицу, не работающему на данном предприятии, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.
Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.
Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности она прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.
При завершении операции кассир обязан подписать расходный или приходный кассовые ордера вместе с приложенными к ним документами, погасить их штампом или надписью: приходные документы - "Получено", расходные - "Оплачено" с указанием числа, месяца, года. Все приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, и документу присваивается порядковый номер.
Автоматизированное рабочее место бухгалтера
Мой участок работы - это ведение бухгалтерского и налогового учета на малом предприятии в полном объеме. Я выполняю операции по Кассе, операции по расчетному счету, расчеты с поставщиками и покупателями, расчеты с подотчетными лицами...
Аудит оплаты труда на предприятии ООО "Ливик"
Оплата труда - это система отношений, связанных с обеспечением установления и осуществления работодателем выплат работникам за их труд в соответствии с законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями...
Бухгатлерский учет в ООО КК "Центр поддержки предприятий"
Для производственной деятельности предприятию необходимы основные средства (средства труда); они многократно участвуют в производственном процессе, частями переносят свою стоимость на создаваемый продукт...
Исследование организации учета фонда заработной платы в строительных организациях
Основными первичными документами для учета выполненных строительно-монтажных работ, их качества и начисления заработной платы являются наряды. Они выписываются до начала работ (прорабами, мастерами)...
Проверка тождественности показателей первичных учетных документов регистрам бухгалтерского учета 30.06.08. Гизатуллина Н.М. Оборотно-сальдовая ведомость, главная книга по счетам 50 "Касса", 51 "Расчетный счет" за 1 квартал 2008 г....
Методика проведения аудита денежных средств
Источники информации: оборотно-сальдовая ведомость по счету 51 "Расчетные счета", форма № 1 "Бухгалтерский баланс" на 31.03.2008г., банковские документы за март 2008 года. Выборочной проверкой установлено: 1...
Организация учета обязательства по оплате труда
Современный уровень технологии, умелое руководство, профессионализм и высокая квалификация производственного персонала, культура производства гарантируют качество рентабельности банка...
Современные унифицированные способы и методы учета затрат на ремонт и модернизацию объектов основных средств на предприятии
В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 129-ФЗ) все осуществляемые организацией хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами...
Составление бухгалтерской отчётности по учёту имущества организации на примере ГУ-РО ФСС РФ
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Регистры бухгалтерского учета 1...
Сущность, значение, функции денежных средств в кассе организации в национальной валюте
Учет материально-производственных запасов
Статьей 9 «Закона о бухгалтерском учете» установлено, что все хозяйственные операции, проводимые должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами...
Учет основных средств на примере ОАО "Чиркизовский мясоперерабатывающий завод"
Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляют типовыми формами первичной учётной документации...
Учет расчета с персоналом по оплате труда и анализ фонда труда
На ОАО «Самарадорстрой» учетом личного состава предприятия занимается отдел кадров, а на предприятиях среднего и малого бизнеса - специальный работник, назначенный руководителем предприятия, либо эти функции возлагаются на бухгалтера...
Учет сырья на предприятии
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет...
Учет сырья на предприятии
Типовые формы первичной документации разработаны и представлены Госкомстатом России в унифицированных альбомах. Однако в соответствии с законом "О бухгалтерском учете" (ст.9) разрешено применять, формы первичных документов...
Согласно Порядку ведения кассовых операций все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны: приходовать полученные наличные денежные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков; производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами – в пределах установленной ЦБ РФ суммы (100 000руб. по одной сделке); иметь при осуществлении наличных денежных расчетов кассу и кассовую книгу по установленной форме (ответственность за сохранность, прием и выдачу денег из кассы лежит на кассире, с которым должен быть заключен договор о материальной ответственности, он не должен перепоручать свою работу другим лицам); хранить в кассе наличные деньги в пределах установленного банком лимита, согласованного с руководителем (сверх лимита – наличные для выплаты зарплаты и пособий, но не более 3 рабочих дней, включая день получения в банке, для Крайнего Севера – не более 5-ти); прием наличных денег при осуществлении продажи продукции, товаров за наличный расчет или с использованием платежных карт производится с применением контрольно-кассовой техники (ККТ).
Для учета кассовых операций используется счет 50 "Касса", к которому могут быть открыты субсчета: 50-1 "Касса организации", 50-2 "Операционная касса" (открывается при необходимости в билетных и багажных кассах портов, вокзалов, судов и т.п.), 50-3 "Денежные документы" (почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и т.д.) и др. Приход наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (ф. №КО-1) , состоящим из двух частей – ордера и квитанции (отрывная часть – оправдательный документ внесшего деньги лица). Расход оформляется расходным кассовым ордером (ф. №КО-2) после предъявления паспорта или документа, удостоверяющего личность, данные которых вносятся в ордер, получатель делает отметку в приеме средств – сумму, дату, подпись. Приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы регистрируют в журнале регистрации (ф. №КО-3) , выписывают в день совершения операции, должны содержать необходимые подписи, быть оформлены с учетом установленных правил, не должны иметь подчисток и исправлений (в случае ошибок заменяются новыми), не должны выдаваться на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Все поступления и выдачи наличных денег записываются в кассовую книгу (ф. №КО-4) сразу после совершении операции (в двух экз. под копирку), книга должна быть пронумерована (количество листов заверяют подписями главбух и руководитель), прошнурована и опечатана печатью. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги, выводит остаток денег в кассе и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей за день с ордерами) под расписку в кассовой книге. Синтетический учет по счету 50 ведется в журнале-ордере №1 (кредитовый оборот) и в ведомости (дебетовый оборот) на основании кассовой книги (аналитический учет).
Типовые проводки : Д50К51,52,55,57 – поступление наличных средств в кассу из банка; Д50К70 – возврат в кассу излишне выплаченной зарплаты, сумм дохода от участия в предприятии; Д50К71 – возврат неиспользованных подотчетным лицом средств; Д50К73 – погашение наличными материального ущерба; Д50К62,90 – поступление наличных средств за проданную продукцию (товары, работы, услуги); Д50К76,91 – поступление наличных средств от продажи прочего имущества; Д50К91 – включение положительной курсовой разницы по наличной валюте в состав прочих доходов; Д50К98 – поступление в кассу платежей в счет доходов будущих периодов (арендная или квартирная плата, коммунальные услуги и пр.), также оприходование средств полученных безвозмездно; Д51К50 – внесение из кассы средств на расчетный счет; Д58(73)К50 – выданы из кассы средства по договору о займе сторонней организации (работнику); Д70(75)К50 – выдана зарплата (дивиденды) работникам (учредителям); Д71К50 – выданы средства под отчет; Д76К50 – выплачена депонированная зарплата; Д91К50 – отрицательная курсовая разница по наличной валюте включена в состав прочих расходов; Д94К50 – недостача наличных денег в кассе (при инвентаризации).
В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и т.д. Денежные документы учитывают по фактической стоимости их приобретения. Поступление и выдача ценных бумаг производится по приходным и расходным ордерам, после чего кассир составляет отчет по их движению.
Синтетический учет этих ценностей ведется на субсчете «Денежные документы» к счету 50 «Касса». Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. По дебету этого счета отражается стоимость приобретенных документов в корреспонденции со счетами денежных средств и расчетов. Оплаченные наличными деньгами путевки в санатории, пансионаты и пр. отражаются бухгалтерской записью:
Д-т 50 «Касса», субсчет «Денежные документы»
К-т 50 «Касса», субсчет «Касса организации» или 51 «Расчетные счета»
При выдаче путевок работникам бесплатно или с частичной оплатой делают запись.
Д-т 50 «Касса» - на сумму частичного платежа, сделанного работником,
Д-т 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 91 «Прочие доходы и расходы» - на суммы, оплаченные за счет средств социального страхования или организации (в соответствии с условиями коллективного договора)
К-т 50 «Касса», субсчет «Денежные документы».
Документы строгой отчетности (бланки строгой отчетности, трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и пр.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». При выдаче бланков строгой отчетности под отчет материально-ответственным лицам делаются записи по дебету этого счета, а при получении отчета материально-ответственного лица - по кредиту этого счета. Аналитический учет по счету 006 «Бланки строгой отчетности» ведется по видам документов и местам хранения.
Порядок оформления и совершения операций по расчетному счету регулируется действующим законодательством и правилами, инструкциями и положениями Центрального банка Российской Федерации. В бухгалтерском учете организации для учета этих операций открывают самостоятельный активный синтетический счет 51 «Расчетный счет».
Наряду с расчетными счетами организации могут иметь счета для учета денежных средств целевого назначения, находящихся в аккредитивах, платежных чековых книжках и иных платежных документах (кроме векселей) и предназначенных для финансирования капитального строительства и других текущих расходов. Учет данных средств ведется в порядке, аналогичном порядку отражения операций по расчетному счету, но на активном синтетическом счете 55 «Специальные счета в банках». Этот счет имеет несколько субсчетов, открываемых для учета движения отдельных видов платежных документов. Для совершения операций по специальным счетам в банке применяются те же первичные документы, что и по расчетному счету. Зачисление денежных средств на специальные счета отражается следующей бухгалтерской записью:
Д-т 55 «Специальные счета в банках»
К-т 51 «Расчетные счета».
По мере использования средств со специальных счетов (на основе выписок банка) производится запись:
Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и др.
Оставшиеся (неиспользованные) средства возвращаются на тот счет в банке, с которого они были перечислены, и отражаются бухгалтерской записью:
Д-т 51 «Расчетные счета», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» и др.
К-т 55 «Специальные счета в банках».
Для учета операций по валютному счету используется активный синтетический счет 52 «Валютные счета». По дебету этого счета отражается остаток иностранной валюты на начало месяца, зачисления сумм в течение месяца и остаток неиспользованной валюты на конец месяца, По кредиту отражается списание валютных средств. Записи операций на валютных счетах ведутся в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ России, действующему на дату зачисления (списания) средств. К синтетическому счету 52 «Валютные счета» открывают отдельные субсчета: «Транзитный валютный счет»,«Текущий валютный счет», «Специальные счета», «Валютные счета за рубежом». Организации могут получать наличные деньги с валютных счетов в банках. Для учета операций с наличной иностранной валютой создается специальная касса. Бухгалтерский учет кассовых операций в иностранной валюте ведется в общем порядке, установленном Центральным банком РФ. Материально ответственным лицом, отвечающим за учетное отражение движения валюты, является кассир. С ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кассе устанавливается лимит в иностранных валютах. Организации получают валютные средства для оплаты служебных командировочных расходов. Выплата и расходование валюты на другие цели запрещается.
Для учета проведения операций с наличной иностранной валютой не открывают отдельную кассовую книгу, так как в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации каждая организация может вести только одну кассовую книгу.
Прием наличной валюты и ее выдача из кассы осуществляются по правильно оформленным приходным и расходным ордерам по видам валют. Учет движения валюты должен вестись в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ России на дату совершения операции. Датой совершения кассовых операций с иностранной валютой считается дата оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организации.
Учет движения наличной валюты ведут в двух оценках - в валюте и в рублях. Курсовые разницы могут определяться в течение месяца по мере изменения курса иностранных валют либо в общем порядке на даты поступления или выбытия валюты.
Отдельного бухгалтерского счета для учета поступления и расходования валюты не предусмотрено, поэтому к счету 50 «Касса» открывают самостоятельный субсчет «Касса в иностранной валюте».
При наличии иностранной валюты в кассе организации может изменяться курс валюты и возникает необходимость пересчета валюты по изменившемуся курсу с определением курсовой разницы. Отражение курсовой разницы можно оформить бухгалтерской справкой. В случаях роста курса валюты кассир на основании бухгалтерской справки делает запись в кассовой книге в графе «Приход», а при падении курса - в графе «Расход» (бухгалтерские справки прикладываются к отчету кассира вместе с другими оправдательными документами). На счетах бухгалтерского учета эти операции отражаются:
при росте курса валюты
Д-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»
К-т 91 «Прочие доходы и расходы»;
при падении курса валюты обратной корреспонденцией счетов.
Но можно избежать отражения в бухгалтерском учете операций по пересчету валюты в кассовой книге. Такого отражения не будет, если выдавать валюту подотчетным лицам в день ее получения из банка и сдавать в банк в день ее возврата в кассу организации.
Постановлением ГосКомСтата России №132 утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных средств при осуществлении торговых операций с применением ККМ.
КМ-1 – Акт о переводе показаний суммирующих счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ. Данный акт заполняется при переводе данных ККМ на нули.
КМ-2 – Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче ККМ в ремонт или возвращении её в организацию.
КМ-3 – Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам – данный акт заполняется кассиром в случае возврата товара покупателем в аптеку. Данный акт заполняется, если покупатель не вышел из аптеки и осуществляет возврат ЛС. Подобный акт заполняется в случае возврата некачественного товара (заводские блистеры пустые).
КМ-4 – Журнал кассира-операциониста. Заводится на каждую ККМ (если в торговом зале 4 ККМ, то должно быть 4 Журнала кассира операциониста, а кассовая книга одна на всю организацию).
КМ-5 – Журнал регистрации показаний суммирующих и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира операциониста. Если торговая организация работает без кассира-операциониста (супермаркет «Магнит»), то ККТ установлена на прилавке магазина, а покупатели самостоятельно отбивают выбранный товар, также ведется «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста» по форме № КМ-5. Этот журнал также должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью организации (индивидуального предпринимателя - при наличии) и подписями руководителя организации (индивидуального предпринимателя), главного бухгалтера организации и налогового инспектора. Записи в журнале ведутся специалистом (продавцом, кассиром, кассиром-контролером), контролирующим работу данных ККТ ежедневно в хронологическом порядке шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями специалиста, руководителя (индивидуального предпринимателя) и главного бухгалтера. Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации (индивидуального предпринимателя) и специалиста, работающего на ККТ.
КМ-6 – Отчет кассира - операциониста. Составляется кассиром ежедневно в конце смены, подписывается кассиром и сдается в бухгалтерию.
КМ-7 – Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации.
КМ-8 – Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ.
КМ-9 – Акт о проверке наличных денежных средств кассы – заполняется при проведении ревизии в кассе.
Прием и выдача денег из кассы являются хозяйственными операциями. Документы, которыми оформляются эти операции, служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет в организации.
Операции с наличными средствами должны производиться только в день составления приходных и расходных кассовых ордеров.
В приходных и расходных кассовых ордерах должно быть указано основание для их составления, а также перечислены реквизиты (номера и даты) прилагаемых к ним документов.
Документальное оформление поступления и выдачи наличных денежных средств проводится с использованием типовых форм:
КО-1 – «Приходный кассовый ордер»;
КО-2 – «Расходный кассовый ордер»;
КО-3 – «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;
КО-4 – «Кассовая книга»;
КО-5 – «Журнал регистрации принятых и выданных кассиром денежных средств».
При оформлении приходных (ПКО) и расходных (РКО) кассовых ордеров должны соблюдаться определенные правила:
Наличие представленного в бухгалтерию, а после проверки - к приложенного к ордеру юридического основания, т. е. первичного документа;
Заполнение кассовых ордеров без помарок и подчисток, так как в кассовых документах исправления не допускаются;
Приходные и расходные кассовые ордера, подписанные главным бухгалтером, а РКО еще и руководителем предприятия;
Ордера, имеющие номер (нумерация производится с начала года раздельно для приходных и расходных кассовых ордеров);
Регистрация при составлении ПКО и РКО бухгалтером в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;
Регистрация документов кассиром в «Кассовой книге» после принятия или выдачи денег;
Приходные и расходные кассовые ордера действительны только в день их составления.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их надлежаще оформленных документов кассир обязан проверить:
Наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной подписи руководителя предприятия. Если на прилагаемых к РКО документах имеется разрешительная надпись руководителя, его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна;
Правильность оформления документов;
Наличие перечисленных в документе приложений (первичных документов).
В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир обязан вернуть документ в бухгалтерию для надлежащего оформления.
В случае правильного оформления приходного или расходного ордеров кассир после пересчета денег принимает их (согласно ПКО) или выдает (по РКО). Лицу, сдавшему деньги, на руки выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная бухгалтером (или лицом на это уполномоченным) и кассиром. При выдаче денег кассир должен требовать предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Кассир записывает номер, серию, кем, когда выдан документ и отбирает собственноручную расписку получателя (лицо, получающее деньги, расписывается в РКО с указанием прописью полуденной суммы).
Деньги выдаются только лицу, указанному в ордере, или по надлежаще оформленной доверенности.
Немедленно после получения или выдачи денег кассовый ордер подписывается кассиром, а прилагаемые к нему документы погашаются штампом «Оплачено» или «Получено» с указанием даты. Затем каждый приходный или расходный кассовый документ должен быть отражен в Кассовой книге.
Приходный кассовый ордер (ПКО)- форма КО-1
Приходный кассовый ордер является документом, которым оформляется поступление наличных денежных средств в кассу предприятия.
ПКО состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции к нему.
Подписи главного бухгалтера (или лица, на то уполномоченного) и кассира должны стоять на ПКО и на квитанции к нему. Кроме того, квитанция заверяется печатью (штампом) кассира, которая проставляется в месте, обозначенном М.П.
После регистрации ПКО в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов квитанция отрезается от ордера (по линии отреза) и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а ПКО остается в кассе.
При наличии у организации филиалов, представительств или иных обособленных подразделений головная организация может присвоить им коды. При оприходовании денег в кассу подразделения в графе «Код структурного подразделения» указывается этот код.
Сумма полученных денежных средств указывается прописью в соответствующих строках приходного кассового ордера и квитанции к нему. Запись делается с начала строки с большой буквы.
Расходный кассовый ордер (РКО) - форма КО-2
Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации.
По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов - форма КО-3
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов.
Кассовая книга - форма КО-4
Кассовая книга предназначена для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Все поступления и выдачи наличных денег предприятие учитывает в кассовой книге. Количество кассовых книг на каждом предприятии - 1, т.е. у юридического лица одна кассовая книга. Записи в кассовой книге делает бухгалтер. Каждая организация ведет только 1 кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной (мастичной) печатью. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице кассовой книги делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано …….листов», которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копирку шариковой ручкой.
Каждый лист заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр листа остается в кассовой книге. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, при этом первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами. Второй экземпляр является отрывным. Он служит отчетом кассира, который под расписку в кассовой книге вместе с приходными и расходными кассовыми документами в конце рабочего дня передается в бухгалтерию.
Первому и второму экземпляру листов присваиваются одинаковые номера.
В кассовую книгу вносятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подводит итоги за день, рассчитывает остаток денег в кассе на конец дня, который является остатком на начало следующего дня.
Подчистки, неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а так же главного бухгалтера. Контроль за ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств - форма КО-5
Книга учета ведется только теми организациями, которые имеют в штате нескольких кассиров.
Она применяется для учета денег, выданных старшим кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенным лицам (раздатчикам), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
Перед началом рабочего дня старший кассир выдает другим кассирам необходимые им для осуществления расходных операций суммы наличных денег, за которые они расписываются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед старшим кассиром за деньги, полученные от него авансом и принятые в течение дня по приходным документам. За кассовые документы по произведенным операциям и остаток наличных денег, переданных кассирами старшему кассиру, они также расписываются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
Экономические субъекты в ходе своей деятельности используют безналичные расчеты и оплату за наличные расчеты. Бухгалтерский учет денежных средств предприятия дает представление о поступлении, расходе, перемещении денег. При этом правила использования наличных средств регулируются законодательно.
Учитывая, что деньги экономических субъектов как в наличной, так и в безналичной форме, относятся к наиболее высоколиквидным активам, бухгалтерский учет денежных средств должен полностью предоставлять данные об источниках их поступления и направлении дальнейшего использования. Операции с финансовыми ресурсами предполагают выполнение таких задач, как:
Теоретические основы учета денежных средств и их движения отражены в ПБУ 23/2011. В составе бухгалтерской отчетности для анализа информации о финансах предприятия используют форму 4 «Отчет о движении денежных средств» . Особенности учета денежных средств заключаются и в том, что экономическим субъектам, которые применяют одновременно несколько режимов налогообложения, требуется вести раздельный контроль наличных и безналичных поступлений и затрат.
Задачи учета денежных средств состоят и в анализировании информации проводимых операций для целей налогообложения. Так, регистр учета расхода денежных средств дает представление о фактических затратах субъекта в текущем периоде.
Учет денежных средств организации предполагает контроль за их фактическим поступлением и использованием. Представляя собой высоколиквидные актив, к денежным средствам относятся:
Ведение расчетов, особенно учет и контроль денежных средств в наличной форме, возлагается, как правило, на материально ответственное лицо.
Безналичные движения в обязательном порядке должны подтверждаться соответствующими записями. Если организация или ИП использует в ходе деятельности наличные расчеты, то такие операции должны строго отвечать всем правилам кассовой дисциплины. В то же время допускается вести учет наличных денежных средств в упрощенной форме субъектам малого предпринимательства и ИП.
Учет денежных средств на предприятии формируется с использованием счетов:
Оборот наличности строго регламентирован. Бухгалтерский учет наличных денежных средств подчиняется Порядку ведения кассовых операций, утвержденных Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210 ― У. Любые приходные или расходные операции должны быть отражены при помощи унифицированных документов, в числе которых кассовая книга, кассовые ордера, необходимо утвердить и в дальнейшем соблюдать лимит остатков наличности. Ответственным за выполнение кассовых операций назначается материально ― ответственное лицо.
Учет движения денежных средств в ООО в наличной форме может располагаться на субсчетах:
Пример 1.
В кассе организации установлен лимит остатков наличности в пределах 45 000 рублей. На начало рабочего дня в кассе было 35 000 рублей. Были совершены следующие операции: поступление оплаты от покупателей ― 18 000 рублей, снятие с банка на зарплату работникам ― 118 000 рублей, выдача зарплаты ― 118 000 рублей, выдача подотчета ― 25 000 рублей. Таблица учета денежных средств (приход, расход, остаток) будет выглядеть следующим образом:
Начальное сальдо
Сумма, руб.
Наименование операции
Конечное сальдо
Оплата от покупателей
Поступление с расчетного счета
Выплата заработной платы сотрудникам
Выдача средств подотчет
Проведение учета денежных средств по безналу осуществляется при помощи счета 51 ― открытых счетов в банке. Поступления формируют дебет счета, списание ― кредит. Примеры записей:
Большинство приходных расходных операций должно совершаться непременно в безналичной форме, так как законодательство ограничивает оплату наличностью. Между юридическими лицами подобные расчеты не должны превышать 100 000 рублей по одному договору.
Допускается открытие нескольких счетов в банке. Для хранения денег в валюте других государств применяют счет 52. Учет движения денежных средств по этому счету подчиняется валютному регулированию, то есть остатки в валюте пересчитываются на рубли по факту совершения каких-либо операций. По результатам чего образуются курсовые разницы ― положительные или отрицательные, зависящие от курса рубля на дату операции.
Помимо кассы и расчетных счетов, экономические субъекты вправе хранить денежные средства и с использованием специальных счетов в банке: аккредитивов (одна из форм безналичных расчетов, при которой банк осуществляет перевод денежных средств по распоряжению клиента), депозитов, чековых книжек. С этими целями учет денежных средств осуществляется при помощи 55 счета.
Специальные банковские счета применяются при необходимости совершения особых операций. Например, депозиты служат для хранения денег в кредитных учреждениях под повышенные проценты, чековые документы же содержат распоряжение к выдаче денежных средств предъявителю.
Еще один счет, отражающий информацию о наличии денег, ― счет 57 «Денежные средства в пути ». Используется в случаях, когда возникают некоторые временные разницы в перемещении, например:
Учет денежных средств (кратко) ― это обобщенная информация о движении, поступлении и использовании денежных активов на предприятии.
